La gestión de su inventario es una parte importante de la gestión de su espacio de oficina, y su papelería de marca no es una excepción. Si controla su inventario, sabiendo exactamente cuánto tiene y cómo lo utiliza, puede reducir el gasto, el uso de materiales y, en última instancia, su impacto en el medio ambiente. Para ayudarle a controlar su inventario, hemos recopilado nuestros principales consejos de selfpaper sobre gestión de papelería.
1. Comience con un control de existencias
El primer consejo parece obvio, pero es un paso que a menudo se pasa por alto, aunque es esencial para tener éxito en la gestión de su papelería. Para empezar, haz una lista exhaustiva de todos los artículos de uso frecuente y de cuántos tienes de cada uno, tanto en la oficina como en los espacios de almacenamiento. Esto incluye bolígrafos, blocs de notas, membretes, etc.
Una vez completada, pregunta a tu equipo qué tipo de artículos utilizan actualmente y pídeles una estimación de cuántos creen que van a utilizar durante un periodo de tiempo, por ejemplo, a lo largo de un trimestre; considera también la posibilidad de preguntarles si hay algo que les gustaría que no esté disponible actualmente. Esto te ayudará a hacerte una idea de la cantidad que necesitarás. También es útil tener en cuenta los próximos eventos en los que se prevé repartir artículos de marca o material promocional. Si tiene en cuenta estos sencillos pasos, se asegurará de hacer pedidos más precisos, reduciendo la posibilidad de que se exceda o se quede corto, ahorrando tiempo y dinero.
2. Considere la calidad
Mejorar la gestión de los artículos de papelería tiene otras ventajas además de la organización, sobre todo el control de los gastos y los niveles de consumo sostenibles. Teniendo en cuenta estos componentes, puede ser más beneficioso apostar por la calidad que por la cantidad, garantizando una mayor vida útil y productos más duraderos. En última instancia, esto puede reducir sus costes generales de papelería a largo plazo. Por no hablar de que un material de papelería de marca de mayor calidad refleja positivamente la imagen y la percepción de tu marca, lo que es especialmente importante si entregas estos artículos a clientes potenciales.
3. Establezca algunas reglas básicas
Compartir con tu equipo algunas reglas básicas y expectativas en cuanto al uso de la papelería te ayudará a ahorrar costes y a reducir los residuos. Si sólo quieres que los artículos de papelería de marca se utilicen en las comunicaciones de cara al cliente o como herramientas promocionales, deja claro a tu personal que los artículos de marca no son para uso interno. Estas directrices son también una buena forma de fomentar un consumo de papel más consciente en ti mismo y en tu equipo.
4. Ofrezca alternativas sin marca
Si estableces reglas básicas sobre el uso de papelería, es importante que tengas opciones alternativas para que tu equipo las utilice. Aunque los artículos de papelería de marca y personalizados reflejan positivamente la imagen y la percepción de tu marca, suelen ser una inversión mayor que las opciones genéricas. Además, para algunos artículos que no están orientados al cliente, puede ser útil y rentable tener estas opciones genéricas para proporcionar a sus empleados. En particular, los artículos que tienen un uso cotidiano dentro de la empresa, como los blocs de notas, el papel y los sobres. Esto le permite mantener los materiales de marca para cualquier evento de cara al cliente.
5. Tenga un distribuidor clave en su equipo
Para mantener estas normas, es útil tener a alguien encargado de gestionar la distribución del material de papelería y supervisar su uso. Esto no sólo le ayudará a mantener una mejor visión de su inventario, sino que puede ayudar a evitar el mal uso o el uso excesivo. Con una visión clara de cuánto se está utilizando, puedes seguir haciendo pedidos más precisos a lo largo del tiempo.
6. Considere la posibilidad de reutilizar artículos
Si acaba de cambiar de marca, no hay razón para que esos artículos obsoletos se desperdicien. Utilizarlos internamente no sólo es una medida rentable, sino también una opción respetuosa con el medio ambiente. La reutilización de artículos es una opción incluso si no se ha producido un cambio de imagen.
Por ejemplo: los membretes usados e impresos por una cara pueden recortarse, encuadernarse y reutilizarse como blocs de notas. Las viejas tarjetas de visita pueden utilizarse incluso como marcadores de documentos. Anime a su equipo a pensar en sus propias formas creativas de reutilizar el papel: no sólo le ahorrará dinero, sino que también ahorrará costes al medio ambiente.
